Personal data processing

Tyto zásady popisují, kdo zpracovává vaše osobní údaje, proč, jak dlouho je uchovává a jaká máte práva. Platí pro všechny činnosti společnosti Histogram, s.r.o., včetně půjčovny InstaPůjčovna (instapujcovna.cz).

I. Správce

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) je Histogram, s.r.o., IČO 03355993, DIČ CZ03355993, se sídlem K Ovčínu 1527/26, 182 00 Praha-Kobylisy, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 230464.

Kontakt pro ochranu osobních údajů: gdpr@histogram.cz, +420 228 811 000, datová schránka 3qen3hi. Kontaktní osobou je Lukáš Řezník. Pověřence pro ochranu osobních údajů správce nejmenoval.

II. Jaké údaje zpracováváme

Zákazníci InstaPůjčovny

• identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, doručovací adresa; u firemních objednávek název firmy, IČO a DIČ
• údaje o rezervaci: vypůjčené vybavení a zakoupené zboží, termín výpůjčky, způsob doručení a vrácení včetně výdejního místa, cena, kauce, stav plateb a vystavené faktury
• komunikace k rezervaci: e-maily, které vám v souvislosti s rezervací posíláme
• interní poznámky k průběhu rezervace, například domluva o předání, reklamace nebo škoda
• záznam o porušení smlouvy, pokud k němu došlo: nevrácení nebo pozdní vrácení, poškození nebo ztráta vybavení, neuhrazená platba

Čísla ani jiné údaje o platebních kartách neukládáme. Zůstávají u platební brány Comgate, případně u poskytovatele platebního terminálu, a my od nich dostáváme jen informaci o průběhu platby.

Zákazníci a obchodní partneři Histogramu

Identifikační a kontaktní údaje, údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy a k fakturaci a vzájemná komunikace.

Návštěvníci webů

Cookies a podobné technologie popisuje samostatný dokument Používání cookies.

Údaje nám poskytujete sami při objednávce nebo v průběhu spolupráce. Jejich poskytnutí je nutné k uzavření a plnění smlouvy, bez nich objednávku nemůžeme vyřídit.

III. Proč údaje zpracováváme a jak dlouho

Vyřízení rezervace nebo objednávky (nájem, doprava, vrácení, kauce, reklamace). Právní základ: plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: po dobu trvání smlouvy a 3 roky od jejího skončení, při sporu do jeho skončení.

Komunikace k rezervaci a interní poznámky. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem na řádném poskytnutí služby a ochraně našich nároků, čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR. Doba uchování: stejně jako u rezervace.

Fakturace a účetnictví. Právní základ: plnění právní povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Doba uchování: 10 let od konce zdaňovacího období (daňové doklady).

Evidence porušení smlouvy (nevrácení, škoda, neuhrazení). Právní základ: oprávněný zájem na ochraně majetku a předcházení dalším škodám, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Doba uchování: 2 roky od poslední zaznamenané události.

Obchodní spolupráce Histogramu (agentura, produkce). Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem na vedení obchodních vztahů, čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR. Doba uchování: po dobu spolupráce a 3 roky po jejím skončení.

Evidenci porušení smlouvy vedeme, abychom při další rezervaci téhož zákazníka věděli o problému v minulosti. Systém nás pouze upozorní, o dalším postupu vždy rozhoduje člověk. K automatizovanému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR nedochází. Obchodní sdělení nezasíláme.

Po uplynutí doby uchování údaje smažeme nebo anonymizujeme.

IV. Komu údaje předáváme

Údaje předáváme jen tolik, kolik daná služba potřebuje. Zpracovatelé s námi mají uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů.

• Zerops s.r.o., IČO 21275602, Varšavská 715/36, 120 00 Praha-Vinohrady: provoz webů histogram.cz, central.histogram.cz a instapujcovna.cz včetně rezervačního systému a databáze; data v ČR
• Mega (mega.io): úložiště souborů (faktury, štítky); data v EU (Amsterdam)
• Comgate, a.s., IČO 27924505, Gočárova třída 1754/48b, 500 02 Hradec Králové: platební brána; data v ČR
• Lettermint B.V., reg. č. 99337711, Willemsvaart 16B, Unit 1.08, 8019 AB Zwolle, Nizozemsko: odesílání e-mailů k rezervacím; data v EU
• Zaslat s.r.o.: IČO: 03672808, Sukova 49/4 602 00 Brno - střed, zprostředkování dopravy; data v ČR

Jako samostatní správci údaje dostávají dopravci a provozovatel výdejních boxů yBox24 (pro doručení zásilky) a Teya Czech Republic s.r.o., IČO 24250856, Rohanské nábřeží 693/10, Praha-Karlín (platby kartou při osobním doručení). Údaje dále poskytujeme orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

V. Předávání mimo EU

Údaje zpracováváme v rámci EU. Úložiště Mega má data v EU (Amsterdam), jeho provozovatelem je ale novozélandská společnost; pro Nový Zéland platí rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Ostatní zpracovatelé zpracovávají údaje v ČR nebo v Nizozemsku.

VI. Vaše práva

Máte právo:

• na přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR)
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16)
• na výmaz, pokud už údaje nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně (čl. 17)
• na omezení zpracování (čl. 18)
• na přenositelnost údajů (čl. 20)
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně evidence porušení smlouvy (čl. 21)

Žádost pošlete na gdpr@histogram.cz, u InstaPůjčovny také na rezervace@instapujcovna.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce.

Pokud máte za to, že s údaji nakládáme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, nebo se obrátit na soud.

VII. Zabezpečení

K osobním údajům mají přístup jen pověřené osoby. Administrace je chráněna přihlášením, přístupové klíče k napojeným službám jsou uložené odděleně v zabezpečeném úložišti na serveru a komunikace s webem je šifrovaná (HTTPS). Zálohování probíhá denně. Veškeré zálohy jsou šifrovány end-to-end. Opatření průběžně kontrolujeme a zlepšujeme.

Pokud dojde k porušení zabezpečení, které by pro vás mohlo představovat vysoké riziko, informujeme vás bez zbytečného odkladu.

VIII. Změny zásad

Zásady můžeme upravit, například při změně dodavatelů nebo předpisů. Novou verzi zveřejníme na této stránce s datem účinnosti. O podstatných změnách vás předem informujeme e-mailem.

S dotazy k ochraně osobních údajů se obracejte na gdpr@histogram.cz nebo +420 228 811 000.

Účinné od 25. 5. 2018.